Há muito se ouve falar sobre a ocorrência de falhas durante a implantação de novos contratos de prestação de serviços, deixando verdadeiras “lacunas” ou “gaps” para a posteridade, ou melhor, para serem atacadas na fase de operação.
Além de desconfortos e eventuais perdas de desempenho, muitas destas “lacunas” acabam sendo literalmente “acomodadas no dia a dia da operação”, sem que se consiga mitiga-las de forma efetiva, o que demandará em alguns casos por uma força-tarefa extra.
No entanto, apesar de se tratar de uma situação recorrente em diversas implantações, a falta de um planejamento prévio e da inclusão de equipes dedicadas para a implantação de novos contratos continua a permitir tal recorrência.
Lembrem-se de que:- As equipes de operação em um contrato têm como principal foco e preocupação prover as condições adequadas de trabalho e produtividade aos usuários e ocupantes de uma edificação;
- O dia a dia de uma operação requer a continuidade quanto:
- Ao cumprimento de rotinas e atividades estabelecidas em contrato;
- A supervisão de serviços sob a responsabilidade da equipe do contrato;
- Ao atendimento contínuo e com qualidade aos usuários e ocupantes;
- Ao cumprimento dos trâmites administrativos inerentes a prestação de serviços, incluindo elaboração de escopos e pedidos para cotação, atividades de suprimentos e compras, pagamentos, relatórios, entre outras;
- As equipes de operação deveriam dispor de horas técnicas disponíveis para levantamentos, cadastramentos, revisão de escopos com base em levantamentos e backlogs, elaboração de planos de ação para a redução de backlogs e cumprimento de ações corretivas, elaboração e/ou revisão de planos de operação e processos, entre outras atividades de implantação.
Trata-se, portanto, de uma carga substancial de trabalho a ser “despejada” sobre as equipes de operação, o que contribuirá para a proliferação das “lacunas” sobre as quais já falamos acima.
Uma forma de se auto prevenir contra os males de uma inadequada implantação requererá também um planejamento prévio, ainda na fase que antecederá o BID (concorrência), para que se desenhe o edital com a especificação de uma equipe de implantação dedicada durante uma fase inicial do contrato, assim como também uma eventual entrada antecipada de parte da equipe de supervisão.
Novamente, nos deparamos com um termo tão conhecido de todos nós……: planejamento!
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